Stel de mens centraal bij het ontwerpen van je oplossing

In mijn voorgaande blogs heb ik veel aandacht besteed aan de processen en informatie die nodig zijn  om de winstgevendheid te verbeteren. Vandaag wil ik stilstaan bij een andere cruciale factor voor succes, de menskant. Draagvlak bij de operators op de werkvloer is essentieel om de processen en ondersteunende informatie tot hun recht te laten komen. De direct betrokkenen weten vaak als geen ander waar en hoe je kunt verbeteren.

Een mooi voorbeeld hiervan is de implementatie van mobile manufacturing bij een grote fabriek in de buurt van Rotterdam. Met robuuste smartphones krijgen de operators real time informatie over het proces door. Ook kunnen ze activiteiten vanaf de smartphone gereed melden, en krijgen ze nieuwe taken door. Als onderdeel van de voorbereiding van dit project ben ik een dagje meegelopen.

Op vrijdagmiddag lopen de plantmanager en ik met een van de ploegen mee. Bij een van de installaties is een lekkage. We kunnen het probleem niet zelf oplossen, dus de onderhoudsploeg moet ingeschakeld worden. Er worden nog wat andere activiteiten afgehandeld, en we vertrekken naar de kantine, eerst koffie… Dan breekt het moment aan om een “notje” te maken. In plat Rotterdams krijg ik de uitleg dat dit een onderhoud notificatie is, de opdracht voor de afdeling onderhoud om de lekkage te verhelpen. Als de koffie op is vertrekken we naar de ruimte ernaast. De computer wordt uit de slaapstand gehaald, en nu begint het. Inloggen in SAP. De login en het wachtwoord staan gelukkig op de onderkant van het toetsenbord, dus daar hoeven we niet lang naar te zoeken. Na wat gefrummeld te hebben is het scherm voor het “notje” gevonden. De omschrijving wordt ingetypt. Helaas lukt het opslaan niet, het systeem wil graag een storingsoorzaak weten. Uit een lange tabel moet een oorzaak geselecteerd worden. Er ontstaat een kleine discussie, en een van de Engelse termen wordt gekozen. Op dezelfde manier blijken nog wat andere velden gevuld te moeten worden. Na 12 minuten is het gelukt! Willem draait zich om naar mij en zegt: “Victor dat mobile manufacturing is geweldig, maar het zou helemaal fantastisch zijn als je het aanmaken van notjes ook via jullie apparaat kunt afhandelen.”

Wat kunnen we hiervan leren: betrek je medewerkers bij het bedenken van je oplossing. Zij kunnen en zullen aangeven wat wel en wat niet gaat werken. Vanuit een kantoorperspectief kun je dit nooit verzinnen. Dus zet de mens centraal bij het maken van de totale oplossing!