Hoe bereik je synergie

Veel bedrijven zullen de situatie herkennen dat er overnames zijn geweest of nieuwe samenwerkingsverbanden zijn aangegaan. Over het algemeen is het doel hiervan om synergie te bereiken. Synergie bereik je niet door op het hoofdkantoor uitgebreide berekeningen van de mogelijke voordelen te maken. Op de werkvloer(en) zal er het een en ander moeten gebeuren. Producten en diensten van de betrokken partijen moeten over en weer bekend worden, en waar mogelijk geïntegreerd of geharmoniseerd. 

Bij het harmoniseren treden een aantal complicaties op. Voorbeelden van deze complicaties zijn dat de bedrijfsprocessen anders zijn, de (product) definities anders zijn en dat de ICT systemen verschillen. Dus al wil je samenwerken, dan lukt het niet door al deze complicaties.
Wat is dan de oplossing? Gebruik standaarden voor je definities, en leg je processen vast aan de hand van deze definities. Belangrijk bij deze stap is om ook de onderliggende bedrijfsregels vast te leggen. Met deze set, en uiteraard een beetje ondersteuning van tooling als YMYT, kun je het vergelijk tussen de partijen maken. Vervolgens kies je de best practice, en gaat die toepassen. Er voila, eindelijk pak je de winsten die headquarters al lang had uitgerekend!!

Requirements management en agile/ scrum

In software ontwikkeling is het vandaag de dag heel gebruikelijk om dit via agile/ scrum te doen. In deze aanpak worden de gebruikerseisen in user stories uitgewerkt. Vervolgens worden deze verder gespecificeerd in scenario’s, ook wel use cases genaamd. De user story is gericht op de happy flow. In de scenario’s/ use cases wordt het gewenste gedrag bij afwijkingen en uitzonderingen beschreven.
Hoe matched dit met requirements? Je zou kunnen stellen dat de user stories/ scenario’s/ use cases de requirements zijn. Als je echter nog een set van “losse” requirements hebt, is het handig deze te koppelen aan de user stories. Wellicht kom je dan tot de conclusie dat er nog een aantal user stories ontbreken. Ook is het verstandig om je bedrijfsprocessen nog een keer door te lopen, en dus te mappen op de user stories. Zo weet je zeker dat je geen zaken hebt overgeslagen…
Om dit allemaal effectief en consistent te managen zou ik software gebruiken die hiervoor ontwikkeld is, en niet rommelen met zelfgebouwde oplossingen in Office pakketten. Gebruik die specifieke software vanaf dag 1, want hoe langer je met Office blijft klungelen, hoe lastiger het wordt om over te stappen..